Gestion des débiteurs

Qu'est-ce que la gestion des débiteurs?

La gestion des débiteurs, c'est le suivi de vos factures jusqu'à leur paiement. Vous rappelez à vos clients qu'ils doivent payer, vous leur téléphonez, vous convenez d'un arrangement. Beaucoup de PME n'en ont pas le temps. Résultat: les factures impayées s'accumulent et votre argent reste bloqué chez vos clients.

Chez Nextfactor, vous confiez ce suivi à un credit manager expérimenté, c'est-à-dire un professionnel dont le métier est de suivre les factures. Il s'occupe de vos factures échues. Tout se fait en concertation avec vous.

Que fait le credit manager?

• Faire le point sur vos factures impayées. Quelles factures sont ouvertes, depuis quand et pourquoi?

• Contacter vos clients. D'abord par un rappel, ensuite par téléphone.

• Envoyer des mises en demeure. Quand un rappel et un coup de téléphone ne suffisent pas.

• Convenir de plans de paiement. Toujours en concertation avec vous. C'est vous qui décidez si un client peut payer en plusieurs fois.

• Compléter les dossiers. S'il manque des données ou des documents, le credit manager les recherche.

• Mettre votre administration à jour. Votre comptabilité reflète ainsi ce qui a été payé.

• Faire rapport chaque mois. Vous voyez, client par client, ce qui a été payé et ce qui reste ouvert.

Une facture reste malgré tout impayée? Nous examinons alors ensemble si une action en justice se justifie. Cette action est introduite en votre nom.

Comment fonctionne la gestion des débiteurs chez Nextfactor?

1. Nous examinons vos factures ouvertes. Combien de clients sont concernés et pour quels montants? Si le volume est trop faible, nous vous le disons franchement.

2. Nous constituons votre dossier. Nous convenons des factures à suivre et du nombre d'heures à prévoir.

3. Le credit manager se met au travail. Dans votre propre système comptable, dans vos bureaux ou à distance.

4. Vous suivez tout. Vous recevez un rapport chaque mois. C'est vous qui gardez la décision.

Quand la gestion des débiteurs est-elle utile?

• Vous avez beaucoup de factures échues et pas le temps de les suivre.

• Vous ne voulez plus relancer vos clients vous-même. Une personne extérieure peut le faire avec plus de recul.

• Vous voulez démarrer le factoring, mais votre portefeuille clients doit d'abord être mis en ordre. Une société de factoring regarde qui sont vos clients et comment ils paient.

• Vous ne savez pas bien quels clients paient mal. Le rapport mensuel le met en évidence.

Il ne s'agit que de quelques factures? Ce n'est alors généralement pas la bonne solution. Cela aussi, nous vous le disons franchement. Nous suivons uniquement les factures adressées à d'autres entreprises, pas celles adressées à des particuliers.

Un exemple

Cet exemple est fictif. Une imprimerie compte une soixantaine de factures échues auprès d'une quarantaine de clients. Le gérant ne trouve pas le temps d'appeler tout le monde. Le credit manager contacte chaque client, convient d'arrangements et tient à jour ce qui est payé. Après quelques mois, l'argent rentre à nouveau. Le gérant sait aussi désormais quels clients restent difficiles.

Gestion des débiteurs, recouvrement ou factoring?

Quand on a des factures impayées, on tombe vite sur ces trois mots. Ils ne désignent pas la même chose.

• La gestion des débiteurs est le suivi de vos factures, en concertation avec vous. Votre client reste votre client.

• Le recouvrement consiste à encaisser des factures échues depuis longtemps. On y recourt souvent quand les rappels ne donnent plus rien.

• Le factoring (ou affacturage) est un financement. Une société de factoring vous paie vos factures tout de suite et peut aussi se charger du suivi. Pour en savoir plus, consultez la page Factoring.

Vous cherchez une solution de recouvrement pour vos factures impayées? Notre credit manager commence par un rappel et va plus loin si nécessaire.

Vous craignez qu'un client ne puisse pas payer du tout? C'est contre ce risque que protège une assurance-crédit.

Que faut-il savoir avant de commencer?

Confier le suivi de vos factures vous fait gagner du temps et de la visibilité. Mais ce n'est pas une solution miracle. Voici les atouts et les points d'attention.

Les atouts

• Vous gagnez du temps. Vous continuez à travailler, le credit manager suit vos factures.

• Vous gardez la décision. Chaque plan de paiement est discuté avec vous.

• Vous y voyez clair. Chaque mois, vous voyez ce qui est payé et ce qui reste ouvert.

• Votre comptabilité reste à jour. Le credit manager travaille dans votre propre système.

Les points d'attention

• Il n'y a pas de garantie. Le credit manager met tout en œuvre, mais ne peut pas promettre que chaque client paiera.

• Les factures contestées n'en font pas partie. Si un client conteste une facture, ce litige doit d'abord être réglé.

• Vos documents doivent être complets. Chaque facture doit être accompagnée des pièces justificatives nécessaires.

• Vous donnez accès à votre comptabilité. Sans cela, le suivi est impossible.

• Il faut un volume suffisant. Pour une poignée de factures, cela n'en vaut généralement pas la peine.

Combien coûte la gestion des débiteurs?

Vous payez les heures prestées par le credit manager. Nous convenons à l'avance du nombre d'heures à prévoir. Chaque mois, vous recevez un relevé des heures prestées.

Le nombre d'heures nécessaires dépend du nombre de factures et de clients. C'est pourquoi nous commençons par examiner votre dossier.