Debiteurenbeheer

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is het opvolgen van je facturen tot ze betaald zijn. Je herinnert klanten aan hun betaling, belt ze op en maakt afspraken. Veel kmo's komen daar niet aan toe. Zo blijven onbetaalde facturen liggen en zit je geld vast bij je klanten.

Bij Nextfactor besteed je die opvolging uit. Een ervaren credit manager volgt je vervallen facturen op. Dat is iemand die van het opvolgen van facturen een beroep heeft gemaakt. Alles gebeurt in overleg met jou.

Wat doet de credit manager?

• Je onbetaalde facturen in kaart brengen. Welke facturen staan open, hoe lang al en waarom?

• Je klanten contacteren. Eerst met een herinnering, daarna telefonisch.

• Aanmaningen sturen. Als een herinnering en een telefoontje niet volstaan.

• Betalingsafspraken maken. Altijd in overleg met jou. Jij beslist of een klant in schijven mag betalen.

• Dossiers aanvullen. Ontbreken er gegevens of documenten, dan zoekt de credit manager die op.

• Je administratie bijwerken. Zo klopt je boekhouding met wat er betaald is.

• Elke maand verslag uitbrengen. Je ziet per klant wat er betaald is en wat nog openstaat.

Raakt een factuur zo niet betaald? Dan bekijken we samen of een gerechtelijke stap zinvol is. Die stap gebeurt in jouw naam.

Hoe werkt debiteurenbeheer bij Nextfactor?

1. We bekijken je openstaande facturen. Hoeveel klanten zijn het en over welke bedragen gaat het? Is er te weinig volume, dan zeggen we dat eerlijk.

2. We maken je dossier op. We spreken af welke facturen we opvolgen en hoeveel uren we voorzien.

3. De credit manager gaat aan de slag. Dat gebeurt in je eigen boekhoudsysteem, bij jou op kantoor of van op afstand.

4. Je volgt alles mee. Elke maand krijg je een verslag. Jij blijft beslissen.

Wanneer is debiteurenbeheer zinvol?

• Je hebt veel vervallen facturen en geen tijd om ze op te volgen.

• Je wil je klanten niet zelf blijven opbellen. Een buitenstaander kan dat zakelijker aanpakken.

• Je wil met factoring starten, maar je klantenlijst moet eerst op orde. Een factormaatschappij kijkt naar wie je klanten zijn en hoe ze betalen.

• Je weet niet goed welke klanten slecht betalen. Het maandelijkse verslag brengt dat in beeld.

Gaat het maar om enkele facturen? Dan is dit meestal niet de juiste oplossing. Ook dat zeggen we eerlijk. We volgen alleen facturen aan andere bedrijven op, geen facturen aan particulieren.

Een voorbeeld

Dit voorbeeld is fictief. Een drukkerij heeft een zestigtal vervallen facturen bij een veertigtal klanten. De zaakvoerder komt er niet aan toe om iedereen op te bellen. De credit manager neemt contact op met elke klant, maakt afspraken en houdt bij wat betaald is. Na enkele maanden komt er weer geld binnen. De zaakvoerder weet nu ook welke klanten moeilijk blijven.

Debiteurenbeheer, incasso of factoring?

Heb je onbetaalde facturen, dan kom je snel deze drie woorden tegen. Ze betekenen niet hetzelfde.

• Debiteurenbeheer is het opvolgen van je facturen, in overleg met jou. Je klant blijft je klant.

• Incasso is het innen van facturen die al lang vervallen zijn. Dat gebeurt vaak pas wanneer herinneringen niets meer opleveren.

• Factoring is een financiering. Een factormaatschappij betaalt je facturen meteen uit en kan ook de opvolging overnemen. Lees meer op de pagina Factoring.

Zoek je incasso voor je onbetaalde facturen? Onze credit manager begint bij een herinnering en gaat verder als dat nodig is.

Vrees je dat een klant helemaal niet kan betalen? Daartegen beschermt een kredietverzekering.

Wat moet je weten voor je start?

De opvolging uitbesteden levert tijd en overzicht op. Maar het is geen wondermiddel. Dit zijn de pluspunten en de punten waar je op moet letten.

De pluspunten

• Je wint tijd. Jij werkt verder, de credit manager volgt je facturen op.

• Je blijft zelf beslissen. Over elke betalingsafspraak overleggen we met jou.

• Je krijgt overzicht. Elke maand zie je wat betaald is en wat nog openstaat.

• Je boekhouding blijft kloppen. De credit manager werkt in je eigen systeem.

Waar je op moet letten

• Er is geen garantie. De credit manager doet al het mogelijke, maar kan niet beloven dat elke klant betaalt.

• Betwiste facturen horen er niet bij. Is een klant het niet eens met een factuur, dan moet dat eerst opgelost worden.

• Je documenten moeten volledig zijn. Per factuur moeten de nodige bewijsstukken er zijn.

• Je geeft toegang tot je boekhouding. Anders kan de opvolging niet gebeuren.

• Er is genoeg volume nodig. Voor een handvol facturen loont het meestal niet.

Wat kost debiteurenbeheer?

Je betaalt voor de uren die de credit manager werkt. Vooraf spreken we af hoeveel uren we voorzien. Elke maand krijg je een overzicht van de gewerkte uren.

Hoeveel uren er nodig zijn, hangt af van het aantal facturen en klanten. Daarom bekijken we eerst je dossier.